Tutti i dati relativi ai nuclei familiari degli Stati Uniti (nome, indirizzo, età ecc.) contenuti nei 13 milioni di moduli raccolti per il censimento del 1890 vengono trasformati in una serie di fori su una scheda mediante uno speciale strumento a pantografo. La scheda è divisa in 240 zone, ciascuna delle quali ha un particolare significato: ad esempio, un foro in una data zona indica che l'età del censito è di 30 anni, in un'altra zona che abita a Chicago, e così via. Per leggere le informazioni registrate sulle schede, queste vengono inserite una alla volta in un apposito meccanismo ad aghi. Premendo una leva, gli aghi percorsi da corrente elettrica si abbassano: dove c'è un foro, l'ago passa, tocca il mercurio sottostante e fa così scattare di un'unità il relativo contatore. La presenza di 40 contatori sulla macchina "tabulatrice" permette di contare simultaneamente diverse risposte fornite dalle persone censite, mentre un'altra macchina "selezionatrice" suddivide rapidamente in blocchi le schede secondo l'età, il sesso, il luogo di nascita ecc.: non appena viene letto un foro o un gruppo di fori specifici, si apre automaticamente un determinato sportellino nel quale l'impiegato ripone la scheda.
