Prima dell'introduzione delle macchine meccanografiche, tutte le procedure amministrative (dalla contabilità dei clienti alla liquidazione delle paghe ai dipendenti) venivano svolte a mano da un gran numero di impiegati mediante successive trascrizioni sui libri contabili, dando così luogo a notevoli ritardi e a frequenti errori. Mediante le procedure meccanografiche, tutte le informazioni vengono invece registrate una sola volta sulle schede perforate che possono poi essere elaborate, a seconda delle esigenze, in molti modi diversi per fornire i risultati voluti. Si eliminano così gli errori dovuti alle continue trascrizioni e si evita la costosa ripetizione di registrazioni simili. Inoltre è possibile soddisfare richieste improvvise di informazioni (come l'elenco di tutti i clienti debitori nel mese precedente) e ottenere una serie completa di statistiche riassuntive e costantemente aggiornate su ogni attività aziendale.
