L'obiettivo naturale di ogni organismo, un'azienda come uno stabilimento o un ente pubblico, è di arrivare a un sistema razionale di gestione. Per giungere a questo risultato, ogni dirigente deve avere a disposizione tempestivamente le informazioni necessarie per decidere nel modo migliore. Si crea allora nella memoria dell'elaboratore una "banca dei dati" contenente tutte le informazioni che riguardano i vari settori dell'azienda: ciascuna persona responsabile potrà interrogare in ogni momento l'elaboratore mediante un terminale installato nel proprio ufficio, conoscendo così la situazione completa e aggiornata dell'intera azienda.